Wanneer je een bedrijf hebt met een of meerdere mensen in dienst, dan zal je te maken krijgen met salarisadministratie. Wettelijk ben je namelijk verplicht aan je werknemers allerlei specificaties te verstrekken zoals een loonstrook. Maar als werkgever moet je ook allerlei premies inhouden en overmaken aan de belastingdienst en een pensioenfonds. Daarnaast moet je als werkgever een administratie bijhouden van al datgene dat in je bedrijf gebeurt. De salarisadministratie is hiervan een onderdeel. En een goede salarisadministratie geeft je tenslotte een goed inzicht van de kosten die je kwijt bent aan personeel. En hoe je zaken eventueel nog efficiënter en goedkoper kunt regelen. Maar hoe ziet een salarisadministratie er nu uit en wat moet er allemaal in staan?

De loonadministratie

Een goede salarisadministratie bestaat uit een loonadministratie en een personeelsadministratie. De loonadministratie bestaat voornamelijk uit allerlei formulieren en berekeningen. Hiermee kun je bijvoorbeeld afdrachten van de loonheffingen en sociale premies aan de belastingdienst doen. Dit is een wettelijke verplichting voor de werkgever. Daarnaast kun je ook de premies aan een pensioenfonds bijhouden. En ook dit heeft een wettelijke basis. Verder zijn de vakantierechten van je personeel ook een onderdeel die goed bijgehouden moet worden omdat een werknemer recht heeft op een bepaald aantal vakantiedagen per jaar. En om deze zaken, naast voor jezelf maar ook voor je werknemer inzichtelijk te maken, moet je periodiek een loonstrook verstrekken aan je werknemers. Hierin staat onder andere het loon en de verschillende inhoudingen op aangegeven. En met een goede loonadministratie kun je aan het einde van het jaar een jaaropgave overleggen aan je werknemers.

De personeelsadministratie

Naast de cijfers van de loonadministratie bestaat een salarisadministratie uit een personeelsadministratie. Wanneer je personeel in dienst neemt moet je een arbeidscontract met elkaar aangaan. Dat schept duidelijkheid en het voorkomt eventuele problemen met bijvoorbeeld de belastingdienst en bij een eventueel geschil tussen de werkgever en de werknemer. Dus zo een arbeidscontract en eventueel andere afspraken tussen een werkgever en werknemer zijn belangrijke zaken om op te nemen in de personeelsadministratie. Ook zaken zoals identiteitsbewijzen en diploma’s kun je opnemen in de personeelsadministratie. Hiernaast is het handig om per werknemer een personeelsdossier bij te houden. Hiermee kun je bijvoorbeeld een toekomstig ontslag motiveren. Bovendien is het personeelsdossier een goed hulpmiddel bij de beoordeling van je werknemers om eventueel zaken aan de kaak te stellen en natuurlijk om een promotie te geven.

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden

Een werkgever is verplicht allerlei zaken bij te houden en afdrachten te doen wanneer werknemers in dienst worden genomen. Het kan dan gaan om het bijhouden van een loonadministratie waar in allerlei formulieren en berekeningen betreffende loon, afdrachten van premies en jaaropgaves in zijn opgenomen. Daarnaast bestaat een salarisadministratie ook uit onder andere arbeidscontracten en personeelsdossiers, opgenomen in een personeelsadministratie. Dit kan, vooral als het gaat om een bedrijf met meerdere werknemers, om veel werk gaan. Bij grotere bedrijven wordt er vaak een salarisadministrateur in dienst genomen om dit werk uit te voeren. Maar sommige werkgevers kiezen ervoor dit zelf te doen. Wanneer is het beter iemand in dienst te nemen of het werk uit te besteden en wanneer kan je het zelf ook wel doen?

Het nut van een goede salarisadministratie

Wanneer je een paar werknemers in dienst hebt is mogelijk om de salarisadministratie zelf uit te voeren. Er zijn een paar wettelijke verplichting die je moet nakomen zoals een loonstrook overhandigen aan de werknemer en loonbelasting en premies in houden voor zowel de belastingdienst als een pensioenfonds. Het is wel handig om ook verschillende andere zaken wel bij te houden omdat dit overzichtelijk werkt en duidelijkheid verschaft. Daarnaast kunnen bewaarde stukken bewijs opleveren bij geschillen tussen instanties en je bedrijf en tussen je bedrijf en je werknemers. Ook een groot voordeel is dat alle administratie netjes wordt bijgehouden en je niet uit het niets een brief van de incassobureau op de mat zal krijgen.

Software

Wanneer je besluit de salarisadministratie van je bedrijf zelf uit te voeren dan zijn er verschillende softwarepakketten beschikbaar die je veel werk uit handen kunnen nemen. En bij veel pakketten hoef je je echt niet volledig in de materie te verdiepen, zodat je met basiskennis al aan de slag kan. Daarnaast is er voldoende aanbod waardoor je onderling kunt vergelijken via internet zodat je de beste keus kunt maken.

Uitbesteden of een administrateur in dienst nemen

Wanneer je weinig kennis hebt van hoe je het beste een salarisadministratie moet voeren en daarnaast ook geen tijd en zin hebt om je hierin te verdiepen kan je dit uitbesteden. Vooral voor een ondernemer met weinig personeel is uitbesteding te verkiezen boven een kracht in dienst nemen. Het is over het algemeen goedkoper en je krijgt hetzelfde werk gedaan. Bedrijven met veel personeel hebben vaker wel een salarisadministrateur in dienst omdat het toch makkelijker werkt. En met de huidige technieken hoeft deze afdeling helemaal niet groot te zijn. Dus uiteindelijk hoeft het niet veel meer te kosten dan wanneer je het werk zou uitbesteden.